Términos y Condiciones
de Uso de Oula

Los presentes Términos y Condiciones de Uso ("Términos") regulan el acceso, navegación, registro, contratación y uso de la plataforma tecnológica Oula (la "Plataforma"), incluyendo su sitio web, aplicaciones, módulos, APIs, integraciones, funcionalidades, asistentes de inteligencia artificial, canales de soporte y demás servicios asociados (los "Servicios").

Al acceder, registrarse, activar una cuenta, aceptar electrónicamente estos Términos, contratar un plan, usar cualquier funcionalidad de Oula o permitir que terceros bajo su organización usen la Plataforma, usted declara que:

• Ha leído y entendido estos Términos.
• Tiene capacidad legal para obligarse.
• Actúa en nombre propio o con facultades suficientes para obligar a la persona jurídica que representa.
• Acepta quedar vinculado por estos Términos, la Política de Privacidad, la Política de Uso Aceptable y cualquier documento contractual complementario aplicable.

Si usted no está de acuerdo con estos Términos, no debe acceder ni utilizar la Plataforma.

Oula es una plataforma tecnológica tipo software as a service (SaaS) orientada, entre otros fines, a facilitar la gestión de comunicación organizacional, flujos de trabajo, tickets, solicitudes, automatizaciones, analítica, trazabilidad operativa, coordinación entre equipos, gestión documental, integraciones con terceros y funcionalidades asistidas por inteligencia artificial.

Oula podrá ofrecer distintas modalidades de servicio, incluyendo planes gratuitos, de prueba, estándar, empresariales, corporativos, desarrollos personalizados, módulos beta, servicios profesionales, integraciones especiales y funcionalidades de pago por uso.

Oula se reserva el derecho de modificar, evolucionar, mejorar, sustituir, restringir o descontinuar, en cualquier momento, cualquier funcionalidad, módulo, característica, integración, plan, API o componente de la Plataforma.

Para efectos de estos Términos:

Para usar ciertos Servicios será necesario crear una Cuenta y suministrar información veraz, completa, actualizada y comprobable.

El Cliente y sus Usuarios son responsables de:

• Custodiar credenciales, contraseñas, tokens y accesos.
• Mantener actualizada su información.
• Restringir accesos no autorizados.
• Garantizar que los Usuarios autorizados cumplan estos Términos.
• Todas las actividades ejecutadas desde su Cuenta, salvo prueba suficiente de acceso indebido no imputable al Cliente.

Oula podrá rechazar registros, exigir validaciones adicionales, solicitar documentos, suspender procesos de alta o desactivar cuentas cuando lo considere razonablemente necesario para seguridad, cumplimiento, prevención de fraude, validación comercial, riesgo reputacional, uso indebido o protección de la Plataforma.

El Cliente acepta que la manifestación de voluntad realizada por medios electrónicos, incluyendo clics de aceptación, activación de casillas, flujos de onboarding, confirmaciones por correo electrónico, aceptación dentro de la Plataforma, uso continuado del servicio o aceptación dentro de una orden de servicio, tiene plena validez y efectos vinculantes.

Los registros, logs, evidencias digitales, timestamps, comprobantes de aceptación, bitácoras, correos, autenticaciones y trazas técnicas generadas por Oula constituirán medios válidos de prueba sobre la aceptación, uso de la Plataforma, configuración de la cuenta, autorizaciones y eventos contractuales.

Sujeto al cumplimiento de estos Términos y al pago de los valores aplicables, Oula otorga al Cliente una licencia con las siguientes características:

• Limitada — únicamente para los fines y el plan contratado.
• No exclusiva — no impide a Oula otorgar licencias a terceros.
• No sublicenciable y no transferible — no puede cederse a terceros sin autorización escrita.
• Revocable y temporal — vigente mientras se mantenga la relación contractual activa.

Esta licencia no implica cesión de propiedad intelectual, venta de software, transferencia de código fuente ni derecho alguno distinto del uso expresamente autorizado.

El Cliente y sus Usuarios no podrán, directa ni indirectamente:

• Copiar, revender, sublicenciar, arrendar, ceder, distribuir o explotar comercialmente la Plataforma sin autorización escrita de Oula.
• Descompilar, hacer ingeniería inversa, derivar código fuente, replicar arquitectura, extraer prompts, modelos, datasets, lógica de negocio o mecanismos internos.
• Interferir con la seguridad, integridad, disponibilidad o rendimiento de la Plataforma.
• Introducir malware, automatismos abusivos, scrapers no autorizados, bots maliciosos o cargas que afecten la infraestructura.
• Usar la Plataforma para fines ilícitos, engañosos, difamatorios, discriminatorios, invasivos o contrarios a derechos de terceros.
• Cargar contenido respecto del cual no tengan derechos o autorizaciones suficientes.
• Intentar acceder a cuentas, datos, tenants, ambientes o módulos de terceros.
• Usar la Plataforma para construir un producto competidor o benchmark comercial no autorizado.
• Eludir límites de uso, usuarios, capacidad, licencias o restricciones del plan contratado.
• Utilizar resultados de IA como sustituto de validación humana en decisiones críticas sin revisión adecuada.

Los precios, cargos, monedas, periodos, límites, usuarios incluidos, consumos, add-ons, integraciones y condiciones comerciales serán los publicados por Oula, cotizados al Cliente o acordados por escrito en orden de servicio, propuesta, MSA, formulario comercial o dentro de la Plataforma.

Salvo pacto expreso en contrario:

• Todos los valores se cobran por anticipado.
• Los pagos no son reembolsables.
• Los impuestos, retenciones, gravámenes, costos bancarios y cargos de terceros corren por cuenta del Cliente.
• La mora genera suspensión inmediata o cobro de intereses legales máximos permitidos, sin perjuicio de otros derechos de Oula.
• Oula podrá actualizar precios, condiciones, límites o empaquetamiento de planes en renovaciones o con aviso previo razonable.

Cuando existan suscripciones periódicas, el Cliente autoriza el cobro recurrente del plan contratado hasta su cancelación efectiva conforme a estos Términos.

Salvo estipulación distinta por escrito, los planes de suscripción se renovarán automáticamente por periodos sucesivos iguales al inicialmente contratado.

Si el Cliente no desea renovar, deberá cancelar antes de la fecha de corte o con la antelación indicada en la oferta comercial, panel de administración o documento contractual aplicable. La no utilización del servicio no equivale a cancelación.

Oula no estará obligada a realizar reembolsos por periodos ya causados, iniciados, facturados o renovados, salvo disposición legal imperativa en contrario.

Oula podrá ofrecer accesos de prueba, demos, pilotos, sandbox, funcionalidades beta o experimentales. Dichos accesos podrán ser modificados, restringidos o terminados en cualquier momento y se ofrecen "tal cual", "según disponibilidad" y sin garantía de continuidad, exactitud, compatibilidad o soporte.

Oula podrá limitar funcionalidades, almacenamiento, usuarios, exportaciones, integraciones o disponibilidad de estas modalidades.

La Plataforma, su software, código objeto, arquitectura, diseño, interfaz, look and feel, workflows, bases de datos estructurales, taxonomías, prompts, motores, modelos, documentación, manuales, marcas, logos, nombres comerciales, contenidos de Oula, mejoras, adaptaciones, desarrollos derivados y cualquier derecho asociado son y seguirán siendo propiedad exclusiva de Oula o de sus licenciantes.

Nada en estos Términos se interpretará como cesión, transferencia o licencia implícita sobre derechos de propiedad intelectual, salvo la licencia limitada de uso expresamente otorgada.

El Cliente conservará la titularidad sobre su Contenido del Cliente. Sin embargo, otorga a Oula una licencia mundial, no exclusiva, gratuita durante la vigencia del servicio para alojar, reproducir, procesar, transformar, transmitir y usar dicho contenido con el propósito de prestar, mantener, proteger, mejorar y auditar los Servicios.

Adicionalmente, el Cliente autoriza a Oula a usar datos agregados, anonimizados, estadísticos y no identificables para análisis, mejora del producto, benchmarking, analítica y fines comerciales legítimos de Oula.

El Cliente declara y garantiza que:

• Es titular del Contenido del Cliente o cuenta con autorizaciones suficientes para cargarlo, usarlo y permitir su tratamiento.
• Dicho contenido no infringe derechos de terceros ni la ley.
• Cuenta con las autorizaciones necesarias de sus empleados, contratistas, clientes, leads, usuarios finales o terceros cuyos datos incorpore a la Plataforma.
• Será el único responsable de la calidad, exactitud, licitud, integridad y actualización de la información que ingrese.

Oula no revisa de manera previa ni valida materialmente el contenido cargado por el Cliente, y no asume responsabilidad por decisiones tomadas con base en información incorrecta, incompleta, sesgada, desactualizada o ilícitamente obtenida por el Cliente.

Oula podrá incorporar funcionalidades basadas en inteligencia artificial, modelos generativos, clasificadores, sugerencias, automatizaciones, asistentes conversacionales y sistemas de recomendación.

El Cliente acepta que:

• Los Resultados de IA pueden contener errores, omisiones, sesgos, alucinaciones, inferencias imperfectas o contenido no apto para ser usado sin revisión humana.
• Oula no garantiza exactitud, exhaustividad, originalidad, comerciabilidad ni adecuación de los Resultados de IA para fines particulares.
• Toda decisión jurídica, laboral, médica, financiera, reputacional, de cumplimiento, contratación, despido, sanción, seguridad o impacto material deberá ser validada por humanos competentes.
• Oula podrá usar proveedores y modelos de terceros para habilitar ciertas funcionalidades.
• La disponibilidad y calidad de estas funciones puede variar sin responsabilidad para Oula.

Una parte esencial del servicio de Oula consiste en el análisis automatizado de comunicaciones empresariales autorizadas para convertirlas en elementos estructurados de ejecución, incluyendo solicitudes, tareas, compromisos, prioridades, responsables, SLA, alertas y seguimientos. El Cliente asume íntegramente el riesgo del uso de automatizaciones y Resultados de IA en sus procesos de negocio.

Oula podrá integrarse con servicios de terceros tales como Slack, Gmail, Google Workspace, Outlook y Microsoft 365, con el fin de habilitar funcionalidades de productividad, gestión operativa, clasificación inteligente, generación de solicitudes, creación de tareas, seguimiento, analítica, priorización, automatización y trazabilidad dentro de la Plataforma.

Dichas integraciones serán activadas únicamente mediante la autorización expresa del Usuario o del Cliente administrador y estarán limitadas a los permisos, alcances, configuraciones y consentimientos efectivamente otorgados durante el proceso de conexión.

Oula accederá, recopilará, transmitirá, almacenará y procesará únicamente la información razonablemente necesaria para prestar las funcionalidades contratadas, incluyendo, según la integración autorizada: metadatos de mensajes o correos, remitentes, destinatarios, asunto, fecha, contenido del mensaje, archivos adjuntos, identificadores técnicos, canales, conversaciones, estados y demás elementos estrictamente requeridos.

Cuando así haya sido permitido por los consentimientos concedidos, Oula podrá analizar mediante inteligencia artificial la información proveniente de estas integraciones exclusivamente para:

• Identificar si una comunicación corresponde a una solicitud, requerimiento, incidente, caso, tarea, compromiso o flujo de trabajo.
• Clasificar, etiquetar, resumir, priorizar, enrutar o estructurar comunicaciones.
• Generar sugerencias, borradores, resúmenes, alertas, seguimiento y automatizaciones.
• Crear o actualizar registros dentro de Oula con solicitudes, tickets, tareas, responsables, estados, prioridades, tiempos y trazabilidad.
• Mejorar la experiencia operativa y de productividad del Cliente dentro de la Plataforma.

Oula no realizará lectura humana del contenido proveniente de integraciones de correo o mensajería, salvo cuando sea necesario para soporte técnico, investigación de incidentes, razones de seguridad o exista obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

El Cliente será responsable de obtener todas las autorizaciones internas, corporativas y regulatorias necesarias para conectar buzones, cuentas, workspaces, canales, tenants o servicios de terceros a Oula.

Oula podrá implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales de seguridad que considere apropiadas conforme a la naturaleza del servicio y a sus criterios internos de gestión de riesgo.

Sin embargo, ningún sistema es completamente inmune. En consecuencia, Oula no garantiza seguridad absoluta, invulnerabilidad ni ausencia total de incidentes.

El Cliente es responsable de adoptar medidas complementarias de seguridad sobre sus dispositivos, redes, accesos, credenciales, roles, integraciones y políticas internas.

Cuando el Cliente conecte a Oula servicios de correo, colaboración o mensajería de terceros, el Cliente declara que cuenta con la base jurídica, autorizaciones, facultades internas y políticas corporativas necesarias para permitir que Oula procese la información accesible a través de dichas integraciones conforme a estos Términos, la Política de Privacidad y, cuando aplique, el Anexo de Tratamiento de Datos.

Oula conservará la información proveniente de integraciones por el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, mantener seguridad, resolver incidentes, ejercer defensa jurídica y ejecutar las políticas de retención aplicables.

El Cliente podrá solicitar la desconexión de integraciones, la supresión de determinados datos o la exportación de información, sujeto a limitaciones técnicas, legales, contractuales y de seguridad, así como a las políticas del proveedor tercero correspondiente.

Cada parte se obliga a mantener en reserva la información confidencial de la otra a la que tenga acceso con ocasión de la relación comercial, y a usarla únicamente para los fines de ejecución del servicio.

No se considerará confidencial la información que:

• Sea pública sin violación de estos Términos.
• Ya estuviera legítimamente en poder de la parte receptora.
• Deba revelarse por autoridad competente, ley o mandato judicial.
• Haya sido desarrollada independientemente sin uso de información confidencial de la otra parte.

Oula podrá revelar información estrictamente necesaria a sus empleados, afiliadas, contratistas, subencargados, asesores, proveedores cloud, auditores o financiadores, bajo deberes de confidencialidad apropiados.

Oula podrá suspender o terminar total o parcialmente, de forma inmediata y sin responsabilidad, el acceso a la Plataforma cuando:

• Exista mora o rechazo de pago.
• Se detecte uso indebido, abusivo, fraudulento o ilícito.
• Exista riesgo de seguridad, integridad o disponibilidad.
• El Cliente incumpla estos Términos o documentos asociados.
• Una autoridad lo requiera.
• Sea necesario para proteger a Oula, a otros clientes, a terceros o a la infraestructura.
• Oula decida descontinuar un producto o línea de servicio.

El Cliente podrá terminar la relación conforme a su plan o contrato, pero ello no lo libera del pago de valores ya causados ni de permanencias mínimas, compromisos anuales, desarrollos ejecutados, servicios profesionales consumidos o cargos no cancelables con terceros.

Terminada la relación:

• Cesará la licencia de uso.
• Oula podrá desactivar accesos y módulos.
• Podrá conservar información durante el tiempo necesario para backup, continuidad operativa, cumplimiento legal, auditoría, prevención de fraude, defensa judicial o exigencias regulatorias.
• El Cliente deberá pagar todo saldo pendiente.
• Si aplica, podrá solicitar exportación de cierta información dentro del plazo y bajo las condiciones técnicas, económicas y de formato que Oula establezca.

Oula no estará obligada a conservar indefinidamente la información del Cliente una vez terminada la relación.

En la máxima medida permitida por la ley, la Plataforma y los Servicios se suministran "tal cual" y "según disponibilidad".

Oula excluye toda garantía expresa o implícita, incluyendo, sin limitarse a: comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, no infracción, continuidad, exactitud, compatibilidad, disponibilidad, resultados esperados, ausencia de errores, ausencia de interrupciones y adecuación a regulaciones sectoriales específicas del Cliente.

Oula no garantiza que el uso de la Plataforma generará aumento de ingresos, productividad, eficiencia, cumplimiento, ahorro, éxito comercial, adopción interna, continuidad operativa ni ningún resultado específico.

En la máxima medida permitida por la ley, Oula no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos, ejemplares, lucro cesante, pérdida de oportunidad, pérdida de ingresos, pérdida de clientes, pérdida reputacional, pérdida de negocio, interrupción operativa, pérdida de datos, corrupción de datos, costos de reemplazo o reclamaciones de terceros.

La responsabilidad total acumulada de Oula, derivada de o relacionada con estos Términos, la Plataforma o los Servicios, por cualquier causa y bajo cualquier teoría jurídica, no excederá, en conjunto, el menor valor entre:

• Las sumas efectivamente pagadas por el Cliente a Oula en los seis (6) meses anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación.
• El valor efectivamente pagado por el módulo, orden o servicio específico que originó la reclamación.

Las limitaciones anteriores aplicarán incluso si un remedio falla en su finalidad esencial.

El Cliente defenderá, indemnizará y mantendrá indemne a Oula, sus accionistas, administradores, empleados, afiliadas, contratistas y aliados, frente a cualquier reclamación, demanda, sanción, multa, investigación, pérdida, costo o gasto, incluidos honorarios razonables de abogados, derivados de:

• El Contenido del Cliente.
• El uso indebido de la Plataforma.
• El incumplimiento de estos Términos.
• La infracción de derechos de terceros.
• El tratamiento ilícito de datos personales por parte del Cliente.
• Decisiones tomadas por el Cliente con base en automatizaciones o Resultados de IA.
• Relaciones laborales, comerciales o de consumo del Cliente con terceros.

El Cliente autoriza a Oula a enviar comunicaciones contractuales, operativas, legales, comerciales, técnicas y de seguridad por correo electrónico, notificaciones dentro de la Plataforma, SMS, mensajería, WhatsApp u otros canales suministrados por el Cliente o habilitados por la Plataforma.

Se entenderán válidamente notificadas las comunicaciones enviadas a los datos de contacto registrados por el Cliente.

Oula podrá modificar estos Términos en cualquier momento. La versión actualizada será publicada en la Plataforma o comunicada por medios electrónicos.

Cuando los cambios sean materiales, Oula podrá informar con antelación razonable. El uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigor de los cambios constituirá aceptación de la nueva versión.

Si el Cliente no está de acuerdo con la modificación, deberá dejar de usar la Plataforma y gestionar la terminación conforme a las condiciones aplicables.

En la medida en que Oula procese datos obtenidos mediante APIs de Google Workspace, Oula limitará dicho tratamiento a funcionalidades visibles para el usuario dentro de la Plataforma y a los fines descritos en su Política de Privacidad y en estos Términos.

El acceso de personal de Oula a dichos datos estará restringido a los casos estrictamente necesarios y permitidos por ley, por razones de seguridad, soporte, prevención de abuso o cumplimiento legal.

Cuando Oula acceda a datos mediante Microsoft Graph o integraciones con Microsoft 365, dicho acceso se realizará conforme a los permisos otorgados por el usuario o por el administrador del tenant, según corresponda.

Oula aplicará criterios de minimización, retención y eliminación razonables, y mantendrá una política de privacidad que describa el tratamiento de dichos datos y los mecanismos para revocar acceso o solicitar su eliminación, de conformidad con la normativa aplicable.

Cuando Oula se integre con Slack, el acceso a mensajes, metadatos, canales o usuarios estará limitado a los scopes y permisos concedidos por el workspace y por sus administradores o usuarios autorizados.

Oula no otorgará a ningún usuario acceso, visualización o extracción de contenido de Slack más allá de lo que ese usuario ya tenga derecho a ver dentro de Slack o de lo que el administrador del workspace haya autorizado válidamente.

Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia.

Toda controversia que no pueda resolverse de manera directa entre las partes será sometida, a elección exclusiva de Oula, a:

• Los jueces competentes de Bogotá D.C.; o
• Un mecanismo de resolución alternativa de conflictos administrado en Bogotá D.C., en idioma español, conforme al reglamento del centro de arbitraje o conciliación que Oula determine en la comunicación de inicio.

Sin perjuicio de lo anterior, Oula podrá acudir a cualquier autoridad competente para solicitar medidas cautelares, protección de propiedad intelectual, cobro de cartera o defensa de sus derechos.

Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida, ilegal o inaplicable, las demás permanecerán vigentes y se interpretarán de la manera más cercana a la intención original.

Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, la Política de Uso Aceptable, el anexo de tratamiento de datos, las órdenes de servicio, propuestas aceptadas, anexos técnicos, SLA y demás documentos incorporados por referencia, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto del objeto regulado.

Para asuntos legales, contractuales, protección de datos o notificaciones relacionadas con estos Términos: