Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

PRODUCTIVITY BASE TECHNOLOGIES LLC ("Oula"), sociedad de responsabilidad limitada constituida bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos, con domicilio en 8 The Green, Suite B, Dover, DE 19901, Estados Unidos, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

Esta política se expide conforme a la normativa de protección de datos que resulte aplicable a Oula, incluyendo las leyes federales y estatales de privacidad de los Estados Unidos y, cuando corresponda por la residencia del titular, las normas de protección de datos de su jurisdicción. Desarrolla, además, los compromisos de tratamiento de datos ya previstos en los Términos y Condiciones de Uso de Oula.

Cuando Oula trate información contenida en los buzones, canales o espacios de trabajo que un Cliente conecte a la Plataforma, Oula actuará como encargado del tratamiento por cuenta de ese Cliente, quien conserva la calidad de responsable frente a los titulares de esos datos.

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que Oula realiza a través de su sitio web, su plataforma, sus aplicaciones, sus APIs, sus integraciones, sus canales de soporte y sus formularios de contacto y registro.

Al registrarse, diligenciar un formulario, conectar una integración, aceptar electrónicamente los Términos o usar la Plataforma, usted declara conocer esta política y autoriza el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí descritos.

Esta política complementa los Términos y Condiciones de Uso. En caso de discrepancia sobre el tratamiento de datos personales, prevalece lo dispuesto en esta política.

Para efectos de esta política:

Oula trata únicamente los datos necesarios para las finalidades descritas en esta política. Según la relación que usted tenga con Oula, tratamos las siguientes categorías:

Oula trata datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro, la activación y la administración de cuentas y usuarios.
• Prestar, operar, mantener y mejorar las funcionalidades de la Plataforma.
• Identificar solicitudes, requerimientos, incidentes, tareas y compromisos dentro de las comunicaciones que el Cliente conecte, y clasificarlos, resumirlos, priorizarlos, enrutarlos y hacerles seguimiento.
• Atender solicitudes de información, contacto comercial, propuestas y procesos de vinculación.
• Brindar soporte técnico y atender consultas, peticiones y reclamos.
• Enviar comunicaciones operativas, de servicio, de seguridad y de facturación.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre Oula, cuando exista autorización para ello y con mecanismo de retiro en cada envío.
• Facturar, recaudar y gestionar la relación contractual.
• Prevenir fraude, abuso, uso indebido y accesos no autorizados, y garantizar la seguridad de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, requerimientos de autoridad competente y deberes de conservación probatoria.
• Elaborar analítica agregada y estadísticas internas sobre el uso de la Plataforma.

Oula no utilizará los datos personales para finalidades distintas de las aquí descritas sin obtener una nueva autorización del titular, cuando esta sea exigible.

El tratamiento se sustenta, según el caso, en la autorización previa, expresa e informada del titular, en la ejecución de la relación contractual, en el cumplimiento de obligaciones legales o en el interés legítimo de Oula en la seguridad de la Plataforma.

La autorización puede otorgarse por medios electrónicos. Conforme a lo previsto en los Términos, los clics de aceptación, la activación de casillas, los flujos de onboarding, las confirmaciones por correo y las trazas técnicas generadas por Oula constituyen medios válidos de prueba de la autorización otorgada.

En los formularios donde la autorización es obligatoria, Oula conserva el registro de la fecha y hora en que fue concedida. La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales indicados en esta política, sin efectos retroactivos y sujeto a las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables.

La Plataforma incorpora funcionalidades asistidas por inteligencia artificial. Cuando los consentimientos concedidos lo permitan, Oula podrá analizar automáticamente la información disponible en la Plataforma para identificar solicitudes y compromisos, clasificar y resumir comunicaciones, generar borradores y sugerencias, y crear o actualizar registros de seguimiento.

• No vendemos datos personales ni los cedemos a corredores de datos.
• No usamos datos personales para publicidad ni para perfilamiento publicitario.
• No usamos los datos obtenidos de integraciones para entrenar modelos generales de inteligencia artificial o aprendizaje automático no personalizados.
• No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el titular sin intervención humana.

Los resultados generados por inteligencia artificial son sugerencias de apoyo y pueden contener imprecisiones. La revisión y la decisión final corresponden siempre al Cliente y a sus usuarios.

Oula puede integrarse con servicios de terceros como Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365, Slack, WhatsApp y Jira, con el fin de habilitar las funcionalidades de productividad y seguimiento contratadas.

Las integraciones se activan únicamente mediante autorización expresa del usuario o del administrador del Cliente, y quedan limitadas a los permisos, alcances y consentimientos efectivamente otorgados durante el proceso de conexión. Oula accede, transmite, almacena y procesa solo la información razonablemente necesaria para prestar la funcionalidad contratada.

El Cliente es responsable de obtener las autorizaciones internas, corporativas y regulatorias necesarias para conectar buzones, cuentas, workspaces, canales o tenants a Oula, y de informar a los titulares de los datos que resulten involucrados.

El Cliente puede solicitar en cualquier momento la desconexión de una integración, la supresión de determinados datos o la exportación de información, sujeto a limitaciones técnicas, legales, contractuales y de seguridad, así como a las políticas del proveedor tercero correspondiente.

En la medida en que Oula procese datos obtenidos mediante las APIs de Google Workspace, dicho tratamiento se limitará a funcionalidades visibles para el usuario dentro de la Plataforma y a las finalidades descritas en esta política.

El uso y la transferencia de información recibida de las APIs de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

• No vendemos los datos obtenidos de las APIs de Google.
• No los usamos para publicidad ni para perfilamiento publicitario.
• No los usamos para entrenar modelos generales de inteligencia artificial o aprendizaje automático no personalizados.
• No permitimos que personal humano los lea, salvo por seguridad, soporte, prevención de abuso, cumplimiento legal o con autorización expresa del usuario.

Cuando Oula acceda a datos mediante Microsoft Graph o integraciones con Microsoft 365, dicho acceso se realizará conforme a los permisos otorgados por el usuario o por el administrador del tenant, según corresponda.

Oula aplica criterios de minimización, retención y eliminación razonables sobre dichos datos, y pone a disposición del usuario y del administrador los mecanismos para revocar el acceso o solicitar su eliminación, conforme a la sección de derechos de esta política.

Cuando Oula se integre con Slack, el acceso a mensajes, metadatos, canales o usuarios estará limitado a los scopes y permisos concedidos por el workspace y por sus administradores o usuarios autorizados.

Oula no otorgará a ningún usuario acceso, visualización o extracción de contenido de Slack más allá de lo que ese usuario ya tenga derecho a ver dentro de Slack o de lo que el administrador del workspace haya autorizado válidamente.

Oula se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento para operar la Plataforma: infraestructura y alojamiento en la nube, bases de datos, correo transaccional, analítica, prevención de fraude y herramientas de soporte.

Oula revela a estos proveedores únicamente la información estrictamente necesaria, bajo deberes de confidencialidad y de seguridad apropiados, y les prohíbe usar los datos para finalidades propias.

Oula opera desde los Estados Unidos y algunos de sus proveedores están ubicados en otros países, por lo que el tratamiento puede implicar transferencias internacionales de datos, incluido el almacenamiento y procesamiento fuera del país de residencia del titular. En esos casos Oula adopta las garantías exigidas por la normativa aplicable, incluyendo cláusulas contractuales que impongan al receptor estándares de protección equivalentes a los previstos en esta política.

Oula podrá revelar datos personales a autoridades competentes cuando medie requerimiento legal, orden judicial u obligación normativa, y a sus asesores o auditores cuando resulte necesario para la defensa de sus derechos.

Oula implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales apropiadas conforme a la naturaleza del servicio y a sus criterios internos de gestión de riesgo, incluyendo control de accesos por roles, cifrado de las comunicaciones, segregación de ambientes, registro de actividad y restricción del acceso de personal a lo estrictamente necesario.

Ningún sistema es completamente inmune. Oula no garantiza seguridad absoluta, invulnerabilidad ni ausencia total de incidentes.

El Cliente y sus usuarios son responsables de custodiar sus credenciales y de adoptar medidas complementarias de seguridad sobre sus dispositivos, redes, accesos, roles e integraciones.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Oula adoptará las medidas de contención y remediación que correspondan e informará a los titulares y a la autoridad competente en los términos exigidos por la normativa aplicable.

Oula conserva los datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y, posteriormente, durante los plazos exigidos para atender obligaciones legales, contables, tributarias y de defensa jurídica.

• Datos de registro e interés comercial: mientras exista relación o interés vigente y hasta que el titular solicite su supresión.
• Datos de cuenta y de uso: durante la vigencia de la cuenta y por el plazo legal de conservación posterior a su terminación.
• Datos provenientes de integraciones: mientras la integración esté activa y conforme a las políticas de retención acordadas con el Cliente.
• Registros de autorización, seguridad y auditoría: por el plazo necesario para acreditar el cumplimiento y ejercer defensa jurídica.

Cumplidos los plazos aplicables, Oula suprime o anonimiza los datos de forma segura. La información agregada o anonimizada que no permita identificar a una persona puede conservarse para fines estadísticos.

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar una queja ante la autoridad de protección de datos competente en su jurisdicción de residencia.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Solicitar la portabilidad o exportación de la información, sujeto a limitaciones técnicas y de seguridad.

Cuando los datos provengan de una integración conectada por una organización, Oula actúa como encargado: en esos casos la solicitud debe dirigirse al Cliente responsable, y Oula lo apoyará para atenderla dentro de lo técnicamente posible.

Puede ejercer sus derechos escribiendo a hola@oula.co, indicando su nombre, su identificación, el dato o los datos objeto de la solicitud, la descripción de lo que pide y un canal de contacto para la respuesta.

Antes de atender una solicitud, Oula debe verificar razonablemente la identidad del solicitante o su facultad para actuar en representación del titular. Si no logra verificarla, Oula podrá negarse a atender la solicitud e informará los motivos.

Los plazos de atención que Oula se compromete a cumplir son:

• Acuse de recibo de la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
• Respuesta de fondo dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la recepción, prorrogables por cuarenta y cinco (45) días calendario adicionales cuando la complejidad o el volumen de la solicitud lo justifique, informando al interesado los motivos de la prórroga.

Si la solicitud resulta incompleta, Oula pedirá al interesado la información faltante y el plazo de respuesta se suspenderá hasta recibirla. Transcurridos dos (2) meses sin que el interesado la aporte, se entenderá que ha desistido.

La revocatoria de la autorización o la supresión de datos procederá cuando no exista un deber legal, contractual o probatorio que obligue a Oula a conservarlos. Oula no discriminará a ningún titular por haber ejercido los derechos descritos en esta política.

La Plataforma está dirigida a personas mayores de edad que actúan en el ámbito profesional o empresarial. Oula no recolecta intencionalmente datos personales de niños, niñas y adolescentes a través de sus formularios públicos.

Si Oula advierte que ha recolectado datos de un menor de edad sin la autorización de su representante legal y sin que el tratamiento responda al interés superior del menor, procederá a suprimirlos. Puede notificarnos cualquier situación de este tipo escribiendo a hola@oula.co.

Oula puede modificar esta política para reflejar cambios normativos, nuevas funcionalidades, nuevos encargados o ajustes en las finalidades del tratamiento.

La versión vigente será siempre la publicada en este sitio, con su fecha de última actualización visible. Cuando el cambio afecte de manera sustancial las finalidades o el alcance del tratamiento, Oula lo informará por un canal razonable y, cuando la normativa lo exija, solicitará una nueva autorización.

Para ejercer sus derechos o para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de sus datos personales: